CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN DE QUANTUM ECONOMICS

Anexo 1. Descripción y funcionalidades del Software y de las Aplicaciones

El Software es una aplicación web, alojada en la nube (Cloud), con servidores de alta seguridad y disponibilidad, que permitirá al Cliente gestionar informáticamente la contabilidad, la tesorería y llevar a cabo las gestiones de gestión documental requeridas.

El Software es un servicio de acceso vía una URL (uniform resource locator) que no permite su instalación en el local del Cliente y que, para su uso, requiere de acceso a internet y de un navegador. De modo que, el Software no se instala en el servidor del Cliente, sino que se accede a través de internet.

Principales funcionalidades de Quantum

• Facturación: emisión de facturas, igualas; y confección automática de asiento contable.
• Conexión con bancos: banca electrónica y confección automática del asiento contable asociado al movimiento bancario.
• Control de cobros y pagos por caja y confección automática del asiento contable de dicho movimiento.
• Remesas de efectos: pagos y cobros.
• Facturas recibidas: reconocimiento PDF y contabilización automática.
• Realización de asientos manuales.
• Análisis contable: extracto contable y cuenta de pérdidas y ganancias analítica.
• Automatización de procesos: cierre y apertura de ejercicio.
• Listados oficiales y de gestión: libro registro de facturas emitidas y recibidas, libro mayor, diario, balance de comprobación de sumas y saldos por periodos o por meses.
• Gestión del inmovilizado: control exhaustivo de activos y generación automática de asientos contables.
• Conciliación con bancos: conexión con su banca electrónica.
• Confección y presentación de impuestos periódicos, Sociedades y Cuentas Anuales.
• Multiusuario.
• Multiplataforma.
• Multiejercicio: ilimitados ejercicios gestionados.
• Entorno seguro SSL: datos encriptados.
• Copia de seguridad diaria. Servidores en AWS (Amazon).
• Solución SaaS web accesible desde cualquier lugar a través de web.
• Chatbot IA.

↑ Volver al índice

Anexo 2. Plan de suscripción y tarifas

Quantum facturará al Cliente según las tarifas y planes de suscripción mensuales detallados a continuación:

Además, el Cliente podrá contratar otros servicios de Quantum, o de terceros, vía la plataforma de Quantum, los cuales, a efectos enunciativos, pero no limitativos, conllevarán el siguiente coste adicional en caso de que dichos servicios y add-ons no estén incluidos en el plan contratado.

En caso de que un Cliente o Despacho tenga seleccionada la opción «Read Only» en alguna empresa de Quantum, y posteriormente cambie dicha empresa a otro plan (Basic, Standard, Advanced o Premium), se le regularizará el año en curso cobrándose el plan Basic desde el inicio del ejercicio fiscal en curso hasta la fecha de cambio de plan, y a partir de ese momento, facturándose el plan que el Cliente o Despacho haya seleccionado.

Quantum establece un mínimo de 15 empresas con plan activo por Despacho Profesional pasados 6 meses desde el alta en la aplicación. En caso de que pasado dicho plazo temporal, el Cliente no llegue a dicho umbral de empresas finales con plan activo, Quantum se reserva el derecho de poder facturar un mínimo mensual de 37,5 euros más IVA por despacho, importe que el Cliente autoriza y afirma conocer mediante la firma y aceptación del presente documento.

El 50 % de descuento al que tiene derecho el Despacho Profesional en los planes Advanced y Premium se aplicará en la factura mensual del despacho si es este el que asume el coste. Si quien paga el fee mensual es el cliente final del Despacho, este podrá decidir si quiere compartir o no con su cliente el descuento, además de poder decidir si aplicarlo en factura a modo de descuento o cobrarlo como comisión comercial mediante ingreso por parte de Quantum en su cuenta de Q-Wallet. Este último caso implica por tanto que el despacho que quiera cobrar dicha comisión deberá darse de alta en el servicio Q-Wallet para cobrarlo. En caso contrario, solo podrá aplicárselo como descuento, no pudiéndose cobrar mediante ingreso en otra cuenta que no sea parte del servicio de Q-Wallet.

Niveles de servicio del CAU

A nivel de soporte, el Cliente podrá contratar los servicios del CAU a razón de los siguientes planes mensuales.

• Las horas incluidas en cada plan deberán consumirse en el mes de su contratación y solo hacen referencia a cuestiones concretas de soporte, restando las sesiones específicas de formación fuera de dicho alcance. En caso de no consumirse, estas caducarán, perdiendo el CLIENTE el derecho a utilizarlas.
• El plan seleccionado funciona a nivel de suscripción mensual, por lo que será posible el cambio de plan de nivel de servicio de forma mensual.
• El CLIENTE afirma conocer y acepta que Quantum le facturará mensualmente las horas adicionales consumidas según las tarifas y condiciones descritas.
• Cada ticket generado consumirá un mínimo de 15 minutos.

La contratación de alguno de los anteriores Niveles de Servicio permitirá al usuario con rol «Titular» enviar Tickets al CAU.

En cuanto al resto de usuarios, solo los usuarios «Certificados» podrán acceder al CAU y enviar Tickets. Esto implica que cualquier usuario que no haya completado un 85 % o más de los contenidos formativos de la Q-Academy NO podrá acceder y enviar tickets al CAU.

El Cliente afirma que conoce y acepta que solo los usuarios certificados podrán tener acceso al CAU, pudiendo por tanto enviar tickets de dudas o consultas.

Si en un mismo mes, un usuario ha tenido más de un plan de suscripción asociado a una empresa, Quantum siempre facturará por defecto al cliente el plan superior seleccionado durante ese mes, de modo que los cambios se considerarán siempre a efectos de facturación en el mes posterior a dicho cambio.

Descuentos por volumen para Despachos Profesionales

En el caso de que el Cliente sea un Despacho Profesional, Asesoría o Gestoría, y con voluntad de acompañar el proceso de digitalización y uso del software en caso de volúmenes relevantes de empresas finales, el Cliente podrá recibir un descuento en el coste de los niveles de servicio, el cual variará según el volumen de clientes/empresas finales con plan activo vinculadas al despacho. De este modo:

• Entre 100 y 200 clientes con plan activo (Basic, Standard, Advanced o Premium) vinculados a la licencia del despacho: 100 % de descuento en el Nivel de Servicio 2.
• Entre 201 y 300 clientes con plan activo (Basic, Standard, Advanced o Premium) vinculados a la licencia del despacho: 100 % de descuento en el Nivel de Servicio 3.
• 300 clientes o más con plan activo (Basic, Standard, Advanced o Premium) vinculados a la licencia del despacho: 100 % de descuento en el Nivel de Servicio 4.

Además de lo anterior, Quantum podrá en cualquier momento proponer al Cliente packs de Consultoría, Implantación o Migración personalizados según las necesidades de cada cliente, los cuales generarán un presupuesto personalizado para cada Cliente según sus necesidades y complejidad.

A nivel de contenido, alcance funcional del servicio y funcionalidad incluida en dichos planes, tarifas, niveles de servicio y packs de horas, este quedará detallado en la información comercial facilitada por Quantum al Cliente, así como en parte en el sitio web quantumeconomics.es. Mediante el presente contrato el Cliente afirma conocer que dicho contenido podrá variar en el tiempo en función de la evolución funcional del software de Quantum, así como del criterio comercial y de gestión del negocio de Quantum.

Impuestos, plazos y forma de pago

Todos los precios y tarifas aplicados por Quantum excluyen, tanto el IVA como cualesquiera otros impuestos, tasas y recargos de cualquier naturaleza, devengados en ese momento o en el futuro por las autoridades administrativas o por cualquier otra autoridad competente. Será responsabilidad del Cliente asegurarse de que se pagan a las autoridades competentes cualesquiera deducciones legalmente aplicables.

El Cliente deberá realizar los pagos de forma incondicional, sin aplazamiento, descuento o cancelación, en un plazo máximo de 14 días desde la fecha de la factura, si bien el Cliente mediante el presente documento acepta la potestad de Quantum de cambiar dicho plazo y modalidad de pago en cualquier momento, pasando a un modelo de pago por adelantado en cada ciclo de facturación. Dicho cambio deberá ser informado por parte de Quantum al Cliente con un mínimo de 15 días de antelación.

El Cliente adeudará a Quantum desde la Fecha Efectiva el importe de los Servicios de Quantum, con independencia de que el Cliente los utilice o no.

Debido a que algunas de las funcionalidades que incluye Quantum, propias y de terceros, se basan en un pago por consumo de unidades (p. ej. documentos vía OCR, etc.), por la presente, el Cliente acepta que Quantum pueda acceder a los Datos del Cliente para reportar el número y tamaño de dichas unidades y/o consumibles.

Revisión de tarifas

Quantum está autorizado a ajustar en cualquier momento el importe de las tarifas y planes. Este ajuste será comunicado mediante aviso y/o actualización en el propio software de Quantum, correo electrónico y/o cualquier otro medio fehaciente, incluyéndose la publicación de dichos precios y tarifas en la propia aplicación (app.quantumeconomics.es) entre otros dentro del apartado «VER MI TARIFA», así como en la página web de Quantum Economics o cualquier otra información comercial, garantizando que el Cliente tendrá acceso a ellas en todo momento, afirmando este conocerlas y aceptarlas. El Cliente podrá resolver el presente contrato a partir de la fecha del potencial incremento de tarifas y precios, mediante notificación escrita por correo certificado a Quantum o a través de cualquier otro medio fehaciente según lo establecido en el punto 18 del presente contrato, en un plazo de dos (2) semanas tras la comunicación del aumento de precio. Si el Cliente no responde a un aumento de precio en el citado plazo de dos (2) semanas, se entenderá que el Cliente ha aceptado las nuevas condiciones de precio de Quantum.

El Cliente declara expresamente que acepta el ajuste anual si el mismo (como máximo) se ajusta a la Cifra del Índice de Precios al Consumo del Organismo de Estadística de España +/- 3 puntos porcentuales. En el supuesto de aumentos de precios que superen esta cifra de índice de precios +/- 3 puntos porcentuales, el Cliente podrá resolver el presente contrato a partir de la fecha de prórroga, mediante notificación escrita por correo certificado a Quantum o a través de cualquier otro medio fehaciente según lo establecido en el punto 18 del presente contrato, en un plazo de dos (2) semanas tras la comunicación del aumento de precio. Si el Cliente no responde a un aumento de precio en el citado plazo de dos (2) semanas, se entenderá que el Cliente ha aceptado las nuevas condiciones de precio de Quantum.

Quantum podrá, a su exclusiva discreción, aplicar, así como eliminar descuentos comerciales sobre las tarifas efectivas aplicadas a cada Cliente.

Métodos de pago e impago

Quantum podrá (a su exclusiva discreción) ofrecer al Cliente diversos métodos de pago (tales como por ejemplo tarjeta de crédito, domiciliación bancaria, Q-Wallet by Swan, Stripe, PayPal, etc.). En la medida en que Quantum ofrezca al Cliente un método de pago específico y el Cliente lo acepte, este último acuerda que puedan aplicarse a dicho método de pago condiciones adicionales de Quantum o de terceros.

Si el Cliente ha optado por el pago a través de domiciliación bancaria, el Cliente proporcionará a Quantum la autorización correcta y deberá contar con una cuenta bancaria en un banco nacional o internacional que se encuentre inscrito en el banco central local. A menos que se acuerde expresamente otra cosa, los cobros por domiciliación bancaria se realizarán mensualmente. En la medida en que la domiciliación bancaria no sea posible, el importe facturado deberá ser pagado en un plazo de 14 días desde la fecha de la factura.

El Cliente deberá suministrar a Quantum todos los datos relevantes, incluidos, entre otros, su nombre completo, dirección y datos de pago, y notificar inmediatamente a Quantum cualquier cambio en dichos datos.

Si el Cliente incumple sus obligaciones de pago o no las cumple a tiempo, retira la orden de domiciliación bancaria sin motivo válido, o si no puede procesarse el pago por causas no atribuibles a Quantum, Quantum informará al Cliente consecuentemente, y se reserva su derecho a limitar o bloquear el acceso del Cliente al Servicio de Quantum sin incurrir en responsabilidad alguna frente al Cliente.

Si el Cliente incumple sus obligaciones de pago o no las cumple a tiempo, se encontrará en situación de incumplimiento sin que sea necesaria ninguna notificación de incumplimiento. Si el Cliente incumple cualquier pago, vencerán y serán exigibles plenamente de forma inmediata todas las reclamaciones de Quantum contra el Cliente. Durante su incumplimiento el Cliente deberá abonar intereses sobre el importe pendiente de pago a un tipo del 1,5 % mensual o de parte del mes.

Serán por cuenta del Cliente todos los costes internos y externos de Quantum relativos al cobro de los importes adeudados por el Cliente, incluidos, entre otros, los costes de abogados y agentes judiciales, en los que Quantum haya incurrido. Los costes de cobro extrajudicial de importes adeudados por el Cliente ascenderán, al menos, a un 15 % de los primeros 5.000 € (con un mínimo de 250 €), un 10 % del exceso hasta 10.000 €, un 8 % del exceso hasta 20.000 €, un 5 % del exceso hasta 60.000 € y un 3 % del exceso por encima de 60.000 €.

↑ Volver al índice

Anexo 3. Documentación y especificaciones técnicas

Los requisitos técnicos para un acceso completo a todas las Aplicaciones Contratadas son un PC con un sistema operativo Windows 7 mínimo y con conexión a internet (mínimo ADSL de 600 Mb) y un navegador (Chrome V62, Firefox V55 o Explorer V11), preferiblemente Chrome. También se requiere tener instalado en el PC el JRE de Java versión mínima 8.

Las Aplicaciones Contratadas también funcionan en entorno Mac con Safari o Chrome, y en tabletas y teléfonos Android e iOS (y, evidentemente, con conexión a internet), si bien con funcionalidades más reducidas diseñadas para un acceso consultivo y no de trabajo.

↑ Volver al índice

Anexo 4. Medidas de seguridad

Quantum afirma que su software cuenta con medidas de seguridad orientadas a garantizar la seguridad de la información y datos gestionados por parte del Cliente en la plataforma. Estas medidas, a efectos enunciativos, pero no limitativos, constan de:

1. Comunicaciones cifradas mediante protocolo HTTPS.
2. Acceso a la base de datos restringido desde la aplicación o mediante VPN.
3. Opción de forzar la validación de usuarios mediante Certificado Digital.
4. Contraseñas de base de datos cifradas.
5. Validación de peticiones HTTPS para que no incluyan parámetros con «SQL injection» o «XSS».

El Cliente mediante el presente contrato afirma que conoce las citadas medidas de seguridad incluidas en Quantum, las cuales las considera suficientes y acordes con el nivel de protección y seguridad que requiere.

↑ Volver al índice

Anexo 5. Términos y condiciones de la formación

Los servicios de formación y puesta en marcha de Quantum se devengarán de forma separada del Precio mensual de suscripción y según las tarifas detalladas en el Anexo 2.

La formación se impartirá por parte de Quantum al personal que el Cliente designe, en la forma y modo que Quantum determine. Por defecto, dicha forma será mediante acceso a la plataforma de formación online de Quantum (Q-Academy), donde el usuario del Cliente tendrá a su disposición contenidos y vídeos formativos, así como exámenes por lección.

Para considerar que un usuario está certificado en el uso de Quantum se exigirá el haber completado un mínimo del 85 % de los contenidos y exámenes incluidos en la plataforma de Q-Academy.

Con la voluntad de facilitar el conocimiento y formación sobre la herramienta, Quantum facilitará el acceso a la Q-Academy de forma gratuita durante los 3 primeros meses posteriores a la firma del contrato con Quantum a todos los usuarios del Cliente, siempre que previamente este les haya activado dicho acceso. Pasados dichos 3 meses, se facturará al Cliente mensualmente el coste de la Q-Academy según el número de usuarios activos en el mes y según las tarifas detalladas en el Anexo 2.

↑ Volver al índice

Anexo 6. Niveles de servicio para el soporte técnico

Los servicios de Soporte Técnico de Quantum garantizan el derecho a recibir asistencia con respecto al uso y a la operatividad de los Servicios de Quantum, mediante los cuales el Cliente podrá plantear preguntas a través de la herramienta oficial de atención al cliente que Quantum ponga a disposición dentro de su plataforma.

Los servicios de asistencia, mantenimiento y soporte serán prestados online en la medida de lo posible (resolución de tickets, llamada y/o videollamada). Quantum también podrá ofrecer asistencia por teléfono siempre que los técnicos de Quantum así lo consideren.

Para acceder al Servicio de Soporte Técnico el Cliente deberá tener un plan de Soporte Técnico contratado asociado a su Perfil en Quantum, los cuales deberán haber sido previamente contratados según las tarifas y paquetes relacionados en el Anexo 2.

Un usuario que no haya completado la certificación y formación inicial no tendrá acceso al CAU, no pudiendo enviar tickets de soporte mediante la plataforma.

Además de lo anterior, los servicios de Soporte Técnico aseguran que Quantum, según sus posibilidades, podrá identificar y reparar defectos y/o errores conforme sean comunicados por el Cliente a Quantum de acuerdo con los presentes términos y condiciones.

Los servicios de asistencia y mantenimiento solamente podrán ser solicitados por el Cliente y sus Empleados siempre que tengan su correspondiente usuario dentro de la plataforma de Quantum, y únicamente podrán ser ofrecidos si el Cliente dispone de un plan de soporte activo asociado a su perfil, así como que el Cliente esté al corriente de pagos con Quantum.

El Cliente acuerda que Quantum tenga derecho de acceso a sus datos a los fines de prestación de servicios de asistencia y mantenimiento.

Si el Cliente solicita asistencia, el Cliente deberá contar con una conexión a internet operativa con Quantum.

Todos los servicios de asistencia, mantenimiento y soporte se prestarán en días hábiles entre las 08:30 y las 17:00, hora central europea.

Si el Cliente constata la existencia de un defecto/error, deberá informar a Quantum inmediatamente a través de la herramienta oficial de Soporte y Atención al Cliente de Quantum, la cual será accesible desde la plataforma de Quantum, así como suministrar a Quantum todo el entorno del sistema y el resto de información relevante con relación al defecto para permitir que Quantum aísle, reproduzca y resuelva el defecto/error.

Quantum proporcionará su respuesta inicial ante un defecto/error comunicado por el Cliente en el menor plazo de respuesta posible y siempre ponderando la criticidad y complejidad de la petición del cliente, así como después de que el Cliente haya informado detalladamente sobre el defecto/error a través de la herramienta oficial de Soporte y Atención al Cliente de Quantum, y siempre que Quantum haya podido reproducir el defecto/error comunicado. Esta respuesta podrá consistir en un análisis preliminar o, si estuviera disponible, la provisión de una solución, si esa solución ya fuera conocida, así como otro tipo de respuesta que permita avanzar en la resolución del defecto/error comunicado.

Quantum intentará, en la medida de sus posibilidades, reparar los defectos/errores que haya comunicado el Cliente de conformidad con el presente documento. Quantum se reserva el derecho a establecer prioridades en la reparación de defectos y errores en función de la gravedad y de las consecuencias de dichos defectos/errores.

El Cliente cooperará plenamente con la investigación por parte de Quantum de cualquier defecto o error, que también incluirá la suspensión del uso del software, a solicitud de Quantum, con el fin de permitir que Quantum analice y repare el defecto. Si no se presta dicha cooperación, Quantum no vendrá obligada a seguir investigando ni a reparar el defecto/error.

Servicios no incluidos

Los servicios de asistencia, mantenimiento y soporte no incluyen:

1. servicios relativos a la configuración del sistema, a hardware y a redes;
2. trabajos estructurales, tales como determinación de esquemas, resúmenes, informes anuales, establecimiento de planes de cuentas, cuestiones contables, importación de definiciones, eventos y conexiones a Servicios de Terceros;
3. asistencia en las instalaciones;
4. expansión de la funcionalidad del Software a solicitud del Cliente;
5. conversión de archivos;
6. servicios con respecto a bases de datos externas de terceros, o de productores distintos de Quantum;
7. instalación, puesta en marcha (configuración), formación u otros servicios que no se encuentren expresamente descritos en estos términos y condiciones;
8. mantenimiento del, o asistencia al, software suministrado por Quantum, distinto del Software, y/o software (operativo) de productores distintos de Quantum;
9. mantenimiento del, o asistencia al, hardware;
10. reparación de archivos cuando el motivo no pueda ser atribuido al Software de Quantum;
11. mantenimiento de productos distintos del Software que sean comercializados por Quantum o en su nombre;
12. reproducción de datos corruptos o perdidos.

Quantum no vendrá obligada a prestar servicios en relación con las materias citadas en los apartados a) hasta l), este último incluido. Si, no obstante, Quantum decide, a su exclusiva discreción, prestar estos servicios a solicitud del Cliente, este deberá pagar a Quantum unos honorarios adicionales a las tarifas aplicables en Quantum en ese momento.

Errores excluidos del soporte

Quantum no vendrá obligada a prestar servicios de asistencia, mantenimiento y soporte relativos a errores y/o defectos surgidos como resultado de:

1. una modificación de los Servicios de Quantum de cualquier naturaleza que no haya sido realizada por, o en nombre de, Quantum;
2. un uso de los Servicios de Quantum por, o en nombre del Cliente, en relación con otro software o hardware o de otra manera, de una forma no descrita o que no se encuentre permitida conforme al presente contrato;
3. un uso incorrecto intencionado de los Servicios de Quantum, por parte del Cliente o de otra forma;
4. deficiencias, latencias (tales como virus, gusanos, troyanos, bombas lógicas, etc.) o errores en el software, hardware, equipos de comunicación, periféricos u otros equipos del Cliente o terceros que no provengan de Quantum, o la falta de mantenimiento periódico de dichos equipos y/o software por el Cliente;
5. errores de entrada o errores relativos a los datos usados por el Cliente.

Si, no obstante, Quantum decide, a su exclusiva discreción, realizar ese trabajo a solicitud del Cliente, este deberá pagar unos honorarios adicionales a Quantum a las tarifas aplicables en Quantum en ese momento.

↑ Volver al índice

Anexo 7. Términos de la auditoría de uso

El Cliente podrá solicitar a Quantum la realización de auditorías para comprobar el cumplimiento de los compromisos asumidos en el presente contrato de encargo de tratamiento. En ese caso, Quantum facilitará al Cliente el informe final de auditoría que verifique el cumplimiento de las condiciones establecidas en el presente contrato de encargo de tratamiento. El Cliente sufragará en todo caso los costes de la auditoría.

↑ Volver al índice

Anexo 8. Contrato de encargo de tratamiento de datos (outsourcing)

En la medida en que el CLIENTE tiene contratados los siguientes servicios de QUANTUM:

• Servicios SaaS de uso y mantenimiento del software de gestión de QUANTUM.
• Servicio de copias de seguridad en la nube.
• Servicios de formación, consultoría e implantación del software.
• Y demás servicios derivados del uso del software (en su sentido más amplio).

Y que para llevar a término estos servicios puede resultar necesario que QUANTUM acceda remotamente en algunas ocasiones y bajo petición, a datos del CLIENTE alojados en el software de QUANTUM que el CLIENTE tiene contratado en modo SaaS, para resolver consultas y/o incidencias técnicas informáticas, en cumplimiento de la legislación de Protección de Datos se convienen las siguientes cláusulas:

Primera. Objeto

El objeto del presente anexo es definir las condiciones conforme a las cuales QUANTUM accederá y tratará los datos titularidad del CLIENTE alojados en el software de QUANTUM a los que esta tenga acceso para prestar los servicios SaaS al CLIENTE.

Segunda. Finalidad y objeto del encargo del tratamiento

Mediante las presentes cláusulas, EL CLIENTE habilita a QUANTUM para acceder y, cuando sea necesario, tratar por cuenta del CLIENTE todos los datos necesarios para prestar los servicios descritos anteriormente.

QUANTUM se compromete a acceder y en su caso tratar todos los datos del CLIENTE con la diligencia debida y según su mejor criterio y dedicación profesional.

Identificación de la información afectada. Las categorías de interesados y datos del CLIENTE a los que QUANTUM podría tener acceso para prestar los servicios SaaS contratados son los siguientes:

• Datos de CLIENTES Y PROVEEDORES: datos identificativos; datos de contacto empresarial; datos de usuarios que facilite para la prestación del servicio.
• Datos de CLIENTES POTENCIALES: datos identificativos.
• Datos de SUSCRIPTORES – DESTINATARIOS DE NEWSLETTERS: datos identificativos (nombre y apellidos); correo electrónico.
• Datos de SOCIOS y ADMINISTRADORES: datos identificativos; datos de contacto empresarial.

En el Anexo 8.I) del presente Anexo se seleccionan los tratamientos de datos a realizar por QUANTUM sobre los anteriores datos.

El acceso por parte de QUANTUM a los datos del CLIENTE no se considera comunicación ni cesión de datos, siendo por lo tanto estos datos de la única y exclusiva propiedad del CLIENTE sin que el presente contrato suponga, en ningún caso, transmisión, alienación y/o cesión de los referidos datos a QUANTUM.

Tercera. Obligaciones del CLIENTE

El CLIENTE, en su condición de Responsable del Tratamiento, declara y garantiza que cumplirá con las siguientes obligaciones establecidas por la normativa vigente en materia de protección de datos personales:

1.ª Medidas de seguridad y cumplimiento normativo

Adoptar todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado a los riesgos del tratamiento, conforme a los artículos 24, 25 y 32 del RGPD.

2.ª Registro de Actividades de Tratamiento

Llevar su propio Registro de Actividades de Tratamiento, en los supuestos en que sea exigible conforme al artículo 30 del RGPD.

3.ª Consultas previas

Realizar, cuando proceda, las consultas previas a la Autoridad de Control previstas en el artículo 36 del RGPD.

4.ª Análisis de Riesgos

Llevar a cabo el Análisis de Riesgos requerido para determinar el nivel de riesgo asociado a los tratamientos efectuados mediante el software de QUANTUM. Evaluar que las medidas de seguridad del software proporcionan un nivel adecuado en relación con los riesgos identificados.

5.ª Evaluación de Impacto (EIPD)

Realizar, cuando sea obligatorio, la correspondiente Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos respecto de las operaciones de tratamiento que el CLIENTE lleve a cabo mediante el software, según lo previsto en los artículos 35 y 36 del RGPD.

6.ª Determinación e implementación de medidas de seguridad

Definir e implantar las medidas técnicas y organizativas adecuadas que resulten de su Análisis de Riesgos y, en su caso, de la EIPD.

7.ª Información facilitada a QUANTUM

Facilitar a QUANTUM únicamente datos exactos, actualizados y necesarios para la correcta prestación de los servicios SaaS contratados.

8.ª Garantías de los interesados

Atender los derechos de los interesados conforme a los artículos 12 a 22 del RGPD.

9.ª Actualización de datos

Comunicar a QUANTUM cualquier variación en los datos personales facilitados cuando sea necesario para la prestación del servicio.

10.ª Acceso remoto

Documentar, en su caso, que QUANTUM podrá acceder remotamente a sus datos con la única finalidad de prestar soporte técnico o resolver incidencias.

11.ª Supervisión del Encargado

Supervisar la actuación de QUANTUM en su condición de Encargado del Tratamiento, en cumplimiento del artículo 28 del RGPD.

Quinta. Obligaciones de QUANTUM y sus empleados

1.ª Registro de Actividades de Tratamiento

QUANTUM se someterá al RGPD, a la LOPD 3/2018 de 5 de diciembre de 2018, de Protección de datos personales y Garantía de los derechos Digitales, y llevará el Registro de Actividades de Tratamiento, en los casos y términos que establece el RGPD.

2.ª Medidas de seguridad

QUANTUM implementará las medidas técnicas y organizativas necesarias que garanticen la seguridad e integridad de los datos de carácter personal del CLIENTE y que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana, del medio físico o natural.

En todo caso QUANTUM implantará mecanismos para:

1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanente de los sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

En la medida en que QUANTUM y sus empleados o colaboradores realizarán los servicios contratados pudiendo acceder para solucionar problemas técnicos de forma remota a los datos alojados por el CLIENTE en el software de QUANTUM, en las operaciones de tratamiento de datos se someterán a las normas y procedimientos del Protocolo de Seguridad del CLIENTE.

3.ª Finalidad del tratamiento o acceso a los datos

QUANTUM únicamente accederá y en su caso tratará los datos del CLIENTE con la finalidad exclusiva de prestar los servicios SaaS contratados por el CLIENTE. En ningún caso someterá los datos a ningún tratamiento distinto de los previstos en este contrato, ni contraviniendo las instrucciones que reciba del CLIENTE, ni podrá en ningún caso comunicarlos a terceros sin el consentimiento previo del CLIENTE que tendrá que ser por escrito y para cada caso concreto. Solo recabará los datos estrictamente necesarios para desarrollar su actividad.

4.ª Secreto profesional

QUANTUM se obliga a guardar secreto profesional respecto de todos los datos de carácter personal del CLIENTE a los que tenga acceso como consecuencia de esta relación contractual, obligaciones que subsistirán en su caso después de finalizar sus relaciones con EL CLIENTE.

QUANTUM se hace responsable del contenido de esta obligación por parte de cualquiera de sus empleados o terceros colaboradores que puedan o hayan podido tener acceso a los datos del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO a través suyo o por cualquier medio vinculado a QUANTUM.

5.ª Comunicación de datos

QUANTUM no comunicará los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del CLIENTE, en los supuestos legalmente admisibles.

En el Anexo 8.II) se relacionan los destinatarios a los que QUANTUM puede comunicar datos del CLIENTE.

QUANTUM solo podrá comunicar los datos titularidad del CLIENTE a otros Encargados del Tratamiento de acuerdo con las instrucciones del CLIENTE. En su caso, EL CLIENTE identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deban comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para que QUANTUM pueda proceder a la comunicación.

En el supuesto de que QUANTUM debiera transferir datos personales titularidad del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados Miembros que le sea aplicable, informará de ello al CLIENTE como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO con carácter previo, salvo que tal Derecho prohibiera la transferencia de datos por razones importantes de interés público.

6.ª Empleados

Únicamente tendrán acceso a los datos del CLIENTE los empleados o colaboradores de QUANTUM que tengan necesidad de acceder, y solo para llevar a cabo sus funciones en relación con los servicios SaaS contratados.

QUANTUM dará a conocer y exigirá, de forma expresa y por escrito, al personal o colaboradores que realicen los servicios, que se comprometan al cumplimiento de las obligaciones contenidas en este contrato, especialmente a respetar la confidencialidad de la información, advirtiéndoles de su responsabilidad en caso de divulgarla y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes.

QUANTUM garantiza la formación necesaria en materia de protección de datos de sus empleados, colaboradores y personas autorizadas que tengan acceso a los datos.

7.ª Subcontratación de prestaciones

El Cliente autoriza de forma expresa a QUANTUM para que, si necesitase recurrir a otro encargado del tratamiento (en adelante, el «subcontratista») para llevar a cabo determinadas actividades del tratamiento por cuenta del Cliente, pudiera subcontratarlo.

No obstante cuanto antecede, si QUANTUM necesitara subcontratar algún servicio esencial que implique acceso o tratamiento de datos del CLIENTE, QUANTUM lo comunicará previamente y por escrito al CLIENTE, indicando los servicios informáticos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. QUANTUM podrá subcontratar los servicios si EL CLIENTE no manifiesta su oposición dentro de un plazo razonable de 5 días.

El subcontratista, que también tendrá la condición de Encargado del Tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable.

Para los Servicios para los que el Cliente autorice a subcontratar, QUANTUM suscribirá un contrato por escrito con cada uno de los subcontratistas por el cual se le impondrán al subcontratista las mismas obligaciones de confidencialidad y protección de datos que las estipuladas en el presente contrato de encargo de tratamiento.

En concreto, el Cliente autoriza expresamente a QUANTUM a prestar los Servicios objeto del Contrato con la asistencia de los siguientes subcontratistas, aceptando las condiciones de uso de cada uno de ellos:

1. Amazon Web Services

2. NTT

3. Servicios de IA: Open AI / Claude AI / Gemini.
4. Servicios de OCR: Open AI / Invofox.
5. Servicios de agregadores bancarios: Wealth Reader / Afterbank / GoCardless.
6. Servicios de e-factura: B2B Router.
7. Servicios de pagos y banca: Stripe / Swan.
8. Servicios de buscador de subvenciones y ayudas públicas: Fandit.

QUANTUM podrá cambiar de subcontratista, informando con una antelación de cinco (5) días hábiles al Cliente y siempre que la modificación de subcontratista no conlleve un aumento del riesgo del tratamiento de los datos personales. En caso de conllevar un aumento del riesgo, QUANTUM deberá solicitar la autorización al Cliente para contratar al subcontratista en cuestión, con una antelación de cinco (5) días hábiles. Si QUANTUM no obtiene respuesta negativa del Cliente en el plazo de cinco (5) días hábiles, se entenderá que el Cliente autoriza la subcontratación.

8.ª Ejercicio del derecho de información de los interesados

Le corresponde al CLIENTE, en su calidad de Responsable del Fichero, facilitar el derecho de información a los Interesados en el momento de la recogida de los datos. No obstante, QUANTUM ayudará al CLIENTE en esta labor siempre que reciba directamente alguna solicitud, trasladándola sin mayor dilación.

9.ª Notificación de violaciones de la seguridad de los datos

Corresponde al CLIENTE, como responsable del tratamiento, comunicar las violaciones de seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos. No obstante, QUANTUM se compromete a notificar al CLIENTE, sin dilación indebida y en cualquier caso antes de 24 h por correo electrónico, las violaciones de seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. El correo electrónico de contacto del CLIENTE a efectos de notificaciones es el correo asociado al Titular Principal de la cuenta de QUANTUM. El correo a efectos de notificaciones de QUANTUM es seguridad@quantumeconomics.es.

10.ª Informar y apoyar al CLIENTE / RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

1. Prestar apoyo razonable al CLIENTE en caso de realización de consultas previas a la autoridad de control.
2. Poner a disposición del CLIENTE toda la información razonable que necesite para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que en su caso realice EL CLIENTE o auditor autorizado por esta.

Sexta. Responsabilidad

En caso de incumplimiento por parte de QUANTUM de cualquiera de las estipulaciones de este contrato, será considerado responsable del tratamiento, debiendo responder de las infracciones en que hubiese incurrido personalmente.

En este sentido, EL CLIENTE queda exonerado de cualquier responsabilidad que pueda generarse por incumplimiento de QUANTUM de las estipulaciones de este contrato, y en concreto:

• En el supuesto de que QUANTUM utilice o destine los datos para una finalidad distinta a la pactada, los comunique o ceda, será considerado responsable de la infracción, respondiendo personalmente de las infracciones en que haya incurrido y de los daños de todo orden causados.
• Por vulneración del deber de secreto profesional y de no comunicación de los datos a terceros.

Si debido al incumplimiento del contrato por cualesquiera de las partes, una parte sufriera cualquier tipo de sanción administrativa o condena judicial debida a reclamación de tercero, la parte perjudicada queda facultada para repetir las acciones que considere oportunas contra la otra parte en resarcimiento de los daños y perjuicios sufridos, de todo orden y naturaleza, incluidos honorarios de abogados y procuradores.

Séptima. Rescisión, resolución y extinción

La rescisión, resolución o extinción de la relación contractual de prestación de servicios informáticos SaaS entre EL CLIENTE y QUANTUM obligará a QUANTUM a devolver los datos al CLIENTE / RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, igual que cualquier soporte o documento donde conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. La devolución deberá comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por QUANTUM.

Sin perjuicio de lo anterior, QUANTUM podrá conservar copia de los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de las prestaciones contratadas.

Asimismo, también deberán cancelarse cualesquiera accesos remotos configurados a favor de QUANTUM para acceder a las bases de datos del CLIENTE en ejecución de los servicios SaaS encomendados.

Anexo 8.I) Tratamientos de datos que QUANTUM puede realizar

A continuación, se seleccionan las operaciones de tratamiento de datos que QUANTUM puede realizar respecto de los datos del CLIENTE alojados en el software de QUANTUM:

• Recogida
• Estructuración
• Extracción
• Conservación
• Comunicación por transmisión
• Consulta
• Interconexión
• Limitación
• Cotejo
• Supresión
• Comunicación
• Registro
• Digitalización
• Copias de seguridad
• Alojamiento
• Acceso remoto

Anexo 8.II) Destinatarios a los que QUANTUM puede comunicar datos del CLIENTE

• AEAT
• Seguridad Social
• Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)
• Departament de Treball de la Generalitat de Catalunya
• Mutuas de Accidentes Colaboradoras con la Seguridad Social

↑ Volver al índice

Anexo 9. Servicio Q-Wallet by Swan

Quantum pone a disposición del Cliente, si lo contrata expresamente, el servicio Q-Wallet by Swan (cuenta de pago proporcionada por Swan), de ahora en adelante «Q-Wallet», consistente en la apertura y uso de una Cuenta de Pago y, en su caso, de una Tarjeta de pago, gestionados por Swan, entidad de dinero electrónico autorizada y supervisada por la ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) y registrada en el Banco de España.

El Cliente reconoce que las operaciones realizadas a través de Q-Wallet estarán sujetas a las Condiciones Generales de Uso de Swan (CGU), que deberán ser aceptadas durante el proceso de alta, y que forman parte integrante del presente contrato. Quantum actúa únicamente como socio integrador (partner tecnológico) y no asume responsabilidad por las obligaciones específicas del Proveedor de Servicios de Pago, salvo en los términos que establece la normativa aplicable.

El Cliente podrá autorizar y revocar en cualquier momento, a través de la configuración de permisos de Q-Wallet, el acceso en modo consulta a determinados datos por parte de su Asesoría (usuarios «asesores» dados de alta por el Cliente).

Dicho acceso se regirá exclusivamente por el Mandato de Acceso del Asesor aceptado por el Cliente en Q-Wallet, donde se define su alcance, finalidad y límites, así como por las políticas de permisos configurables en la plataforma. Quantum actúa como mero intermediario técnico para instrumentar dicho acceso conforme a las instrucciones del Cliente y no realiza cesión de datos.

En ningún caso la autorización de acceso confiere capacidad a la Asesoría para ordenar pagos u operaciones, salvo que el Cliente otorgue una autorización adicional y específica en los términos previstos por el proveedor de servicios de pago (p. ej., Swan) y mediante los perfiles/mandatos habilitados a tal efecto.

El Cliente es responsable de designar, verificar y gestionar los usuarios de su Asesoría, así como de la legalidad de la base jurídica de dicho acceso en su relación con la Asesoría. Quantum mantendrá un registro de eventos relativo.

↑ Volver al índice

Anexo 10. Comisión por referenciación

1. Quantum pone a disposición del Cliente la opción de poder referenciar el software de Quantum a otra empresa o despacho profesional tercero. Para ello Quantum pone a disposición del Cliente la opción de invitar a dicho tercero mediante el envío de información comercial e invitación de sign up en la plataforma. Por defecto, a efectos del cálculo de comisión por referenciación Quantum solo computará las invitaciones realizadas entre un Cliente Empresa o Autónomo a otra Empresa o Autónomo, así como entre un Despacho Profesional Cliente a un Despacho Profesional tercero. Quedan expresamente fuera del alcance de la presente cláusula las invitaciones realizadas entre empresas o autónomos a sus asesores, así como la de los Despachos Profesionales a sus propios clientes.
2. Dicha invitación quedará trazada en la plataforma de Quantum de modo que, si dicho tercero se da de alta en Quantum en un periodo de 3 meses posteriores al envío de la invitación, el Cliente tendrá como compensación el derecho a cobrar el 15 % del total facturado y cobrado por Quantum a dicho tercero durante los siguientes 12 meses desde su alta (sign up) en la plataforma. Pasados estos 3 meses, si el tercero se da de alta en la plataforma el Cliente no tendrá ningún derecho por referenciación ni será aplicable ningún tipo de comisión comercial. De igual modo, en caso de que un Cliente o Quantum haya invitado a dicho tercero con anterioridad, este no podrá ser invitado de nuevo por otro Cliente, al menos, durante los 3 meses posteriores a la invitación inicial.
3. Para que el Cliente pueda cobrar dicha comisión comercial, este deberá tener activo el servicio de Q-Wallet, pues Quantum solo ingresará dicha comisión en una cuenta de Q-Wallet, sin poder el Cliente reclamar el cobro de dicha comisión por cualquier otro modo o entidad.
4. El importe resultante de las comisiones generadas por el Cliente podrá ser cobrado por el Cliente en cualquier momento, no antes de los primeros 3 meses desde el alta del tercero en Quantum, y siempre con un máximo de 18 meses desde su generación.

↑ Volver al índice

Anexo 11. Detalles de contacto para notificaciones

Quantum establece su domicilio social en Plaça de la Sardana 1, Local, 08203 Sabadell (Barcelona), España, a efectos de contacto para notificaciones formales relativas al presente contrato.

↑ Volver al índice